경기뉴스광장 최옥분 기자 |의정부시 호원1동주민센터는 일하는 방식 개선의 일환으로 10월 초부터 ‘자생단체 종이 없는 회의’를 도입해 시범운영 중이라고 1일 밝혔다.
기존에는 회의 때마다 관행적으로 참석자 숫자만큼 종이 인쇄물로 회의를 준비했다. 회의자료가 수정되면 다시 출력하고, 회의가 끝나면 파기하는 등 행정력과 자원이 낭비됐다.
이에 호원1동은 종이문서 사용에 따른 비효율성을 극복하고자 이번 회의를 운영하기로 했다.
우선, 회의 전 SNS 및 단톡방을 통해 회의자료를 미리 공유해 사전 이해도를 높였다. 회의 당일에는 빔프로젝터를 이용해 자료화면을 보며 주요 내용을 구두로 설명하고, 참가자는 스크린과 스마트폰으로 자료를 공유한다.
종이 없는 회의는 호원1동 7개 단체 195명의 자생단체 회원들과 함께한다. 주민들은 회의자료를 디지털 방식으로 공유해 스마트폰으로 시간과 장소에 구애받지 않고 열람할 수 있다. 특히, 주요 내용이 변경돼도 바로 수정할 수 있어 효과적인 시정 홍보와 공지사항 전파가 가능하다.
또한, 종이와 토너 사용으로 인한 연간 300여 만원의 비용을 아낄 수 있어 회의 예산의 70%를 절감할 것으로 기대된다.
현재 시범운영 중인 만큼 아직 디지털 방식이 어색한 자생단체 회원들에게는 종이자료를 일부 배부하고 있다. 점진적으로 종이자료를 없애 거부감을 줄이고 있으며, 내년부터는 종이가 전혀 없는 회의로 전면 시행할 예정이다.
고연희 동장은 “종이 없는 회의가 정착되면 종이문서 사용에 따른 비효율성 극복은 물론, 환경보호와 정보공유의 효율성 향상 등 일석삼조의 효과를 볼 수 있을 것”이라면서 “호원1동 직원 모두가 종이 없는 환경 조성에 앞장서 비효율적인 행정절차를 개선하고 예산을 절감해 나가겠다”고 밝혔다.
